11 ключевых процессов
отдела закупок

Для того, чтобы создать новый бюджет на определенный период, необходимо запустить смарт-процесс “Бюджеты”. Создавая новый бюджет, необходимо указать такие параметры как: период, лимит, принадлежность к подразделению, ответственного и список голосующих. После отправлении бюджета на согласование, он переходит в стадию “На согласовании”. При согласовании всех заявок внутри определенного бюджета, он становится “Согласованным” и далее переходит в “Успех”.

Смарт-процесс “Заявки на закупку” нужен чтобы все потребности подразделений на период можно было легко добавить и согласовать в бюджет для последующей закупки. Когда бюджет создан, в него можно начинать добавлять заявки на закупки. Каждая заявка создается на основе спецификации и затем отправляется на согласование. Если позиции заявки согласованы, то она переходит в соответствующую стадию. После распределения всех согласованных позиций заявки в заказы, стадия переходит в “Успех”. Если заявка отклоняется, то она переходит в один из “Провалов”. 

При добавлении и согласовании новой потребности создается элемент "Спецификации", который проходит жизненный цикл с полной информацией о бюджете, номенклатуре, ответственном менеджере и т. д. В случае проблем с поставщиками позиция переходит в "Проблемную позицию", где менеджер уведомляет руководство и формирует новый заказ. После выбора поставщика позиция идет в "Заказ поставщику", а при приходе заказа на склад переходит в стадию "На входном контроле/складе".

Из заказа создаются элементы в смарт-процессе "Закупы", начиная с черновика. Менеджер получает список товаров для закупки, назначенный руководителем. В стадии "Черновик" менеджеры могут редактировать позиции. После сохранения закупов, создаются элементы для каждой категории товаров, и стадия переходит в "Готово к работе". Запросы на ценовые предложения автоматически отправляются поставщикам, а затем анализируются собранные предложения на стадии "Ожидание". При необходимости можно провести переторжку. После выбора победителя закуп переходит в "Успех".

Менеджер автоматически направляет запрос поставщикам через смарт-процесс. После отправки письма с уникальным кодом отслеживания, если поставщик не ответил в течение 2-3 дней, система автоматически напоминает о запросе. Если ответ так и не получен, стадия меняется и создается задание менеджеру для связи с поставщиком. При получении ответа стадия меняется на "Ответ получен". При необходимости может быть инициирована "Переторжка" для запроса лучшей цены. При выборе лучшего поставщика, процесс переходит в "Договор". Если поставщик не ответил или был отклонен, процесс переходит в один из "Провалов".

После выбора поставщика создается новая сделка. При подписании договора или получении счета сделка переходит в стадию “Оплата”. После оплаты начинается смарт-процесс “Доставка/Приемка”, где менеджер указывает дату изготовления. Работы по логистике и приемке осуществляются в этом процессе. При отмене сделки она переходит в один из "Провалов", настраиваемых по потребностям.

На стадии “Черновик” создается счет с указанием срока оплаты, суммы и типа оплаты. После добавления даты оплаты счет переходит в “Ожидает оплату”. Руководитель может перенести его в стадию “В реестре”, указав срочность оплаты. После оплаты бухгалтер подтверждает и переводит счет в “Успех”. Поставщику высылается подтверждение оплаты. При проблемах с оплатой счет переходит в “Провал”.

Процесс начинается с оформления заявки на доставку, где выбирается тип доставки. Заявка переходит в статус “Запланирована/Ждем”, пока не подтвердится дата доставки. После подтверждения даты доставки товар проходит входной контроль на складе. При соответствии спецификации и документов доставка переходит в “Успех”, иначе - в один из “Провалов”.

Каждое утро в 10:00 бухгалтер получает задание указать общую сумму для оплаты сегодня. После этого информация передается руководителю отдела закупок. Элемент смарт-процесса переходит в стадию “Бюджет дня”, где руководителю формируется список счетов на оплату с признаком "оплатить сегодня". По завершении этого этапа, элемент переходит к оплате. На этапе “Оплата” бухгалтер получает задание оплатить согласованные с руководителем счета. После успешной оплаты счет переходит в “Успех”.

В результате, руководители отдела закупок получают полную прозрачность происходящих процессов. Сотрудники также лучше понимают, что от них требуется и какие действия необходимо предпринять.