Процессы документооборота

Ответственный сотрудник определяется из матрицы.

Если кейс не возвращен на доработку, то создается комментарий ожидания, указывается имя, фамилия ответственного и старт процесса согласования кейса. Ответственный получает задание подготовить кейс и приложить его в указанное поле, а также указать сотрудников: руководителя подразделения ответственного за реализацию и руководителя проекта. После этого, происходит сохранение и блокировка файла в указанном поле, а также сохранение ролей в соответствующие поля. Подразделение, ответственное за реализацию, будет определено автоматически по выбранному руководителю. Все результаты выполнения задания фиксируются в комментариях таймлайна.

Если кейс возвращен на доработку, то ответственный получает уведомление и комментарий ожидания. В комментарии указаны роль, имя и фамилия того, кто вернул кейс и комментарий на повторный старт процесса согласования. Ответственный получает задание, внести поправки в кейс и приложить его в указанное поле. Файл сохраняется и блокируется в указанном поле, а результаты выполнения задания фиксируются в комментариях таймлайна.

На данной стадии происходит согласование кейса. Все роли определяются из матрицы. В согласовании участвуют директор технического развития и коммерческий директор (как пример). Согласующие и роли определяются на основе желаний клиента.

В комментарии ожидания указывается, что ожидается согласование кейса от каждого из согласующих. Каждый получает уведомление и задание согласовать кейс или отправить его на доработку с комментарием. В случае согласования или возврата на доработку добавляется соответствующий комментарий.

На этой стадии параллельно выполняются действия для руководителя подразделения, ответственного за реализацию, и руководителя проекта. Роли руководителей определяются из поля. В комментарии ожидания указывается, что ожидается ознакомление руководителей с кейсом. Руководители получают уведомления и задания ознакомиться с кейсом и добавить комментарий. Все результаты выполнения заданий фиксируются в комментариях таймлайна.

После согласования кейса происходит формирование итоговой сводки по кейсу, в которой указываются роль, имя, фамилия, статус "Согласовано", дата и комментарий. Файл кейса сохраняется в папке сделки на диске, а итоговая сводка фиксируется в комментариях таймлайна и пробрасывается в сделку.

Процесс завершается в зависимости от исхода с соответствующим уведомлением всех участников и добавлением комментариев в таймлайн.

Ответственный сотрудник определяется из матрицы.

Если приказ не возвращен на доработку, то создается комментарий ожидания - ожидается подготовка приказа от ответственного. Ответственный получает задание заполнить поля для генерации приказа (дата формирования приказа, номер приказа, даты исполнения проекта, выручка, GM1 и виды работ в рамках проекта.

После этого, происходит сохранение и блокировка файла в указанном поле, фиксация комментария в таймлайн и генерируется PDF файл приказа. Далее данные отправляются в СБИС.

Если приказ возвращен на доработку, то ответственный получает уведомление о не подписании Генеральным директором приказа и комментарий ожидания о повторной подготовке. Ответственный получает задание - внести поправки, это можно сделать полностью вручную или просто заполнить параметры и сгенерировать приказ заново. Файл сохраняется и блокируется в указанном поле, а результаты выполнения задания фиксируются в комментариях таймлайна.

В данной стадии, приказ находится до момента его подписания. Через интеграцию данные возвращаются из СБИС. Если Генеральный директор не подписал, то соответствующий комментарий фиксируется в таймлайн и либо переходит опять в стадию Подготовка, либо в один из Провалов. Если приказ подписан, файл сохраняется в папку сделки на диске, а итоговая сводка фиксируется в комментариях таймлайна и пробрасывается в сделку.