Эффективные HR-процессы являются основой отлаженной работы любой организации, так как они охватывают разные аспекты управления человеческими ресурсами. В современных условиях, когда конкуренция за лучшие кадры растет, а требования к управлению персоналом становятся все более сложными, налаженные HR-процессы приобретают критическое значение. Отсутствие структурированных и эффективных процессов может привести к многочисленным проблемам, таким как низкая продуктивность, высокая текучесть кадров и неудовлетворенность сотрудников.
В этом контексте особенно важными становятся базовые HR-процессы, такие как подача заявок на удаленную работу, отпуск, командировку и переработку. Эти процессы напрямую влияют на удовлетворенность сотрудников и их мотивацию, а также на оперативность и прозрачность управления персоналом. Оптимизация и автоматизация этих процессов помогает не только упростить и ускорить выполнение рутинных задач, но и повысить общую эффективность работы отдела кадров.
Наши сервисыдля отдела HR включают в себя многофункциональные инструменты для управления персоналом. Заявки на отпуск, отгул, больничный, командировку или обучение становятся легкими и прозрачными процессами. Кроме того, в рамках наших сервисов предусмотрены удобные механизмы для обработки и выдачи справок, обеспечивая тем самым полную функциональность и оперативность в управлении рабочими процессами и ресурсами компании.
На этой стадии происходит первичная проверка заявки. Заявка может быть совсем новая, а может быть возврат. Если новая, инициатор получает задание указать желаемые даты удаленной работы. Если это возврат с предложенными альтернативными датами, инициатору направляется задание с уведомлением, что руководитель отклонил предложенные даты и предложил альтернативные с комментарием. Инициатор должен подтвердить предложенные даты или указать новые. Если это возврат без предложенных альтернативных дат, инициатор получает задание указать другие даты. В каждом случае добавляется комментарий в таймлайн.
На этой стадии определяется руководитель инициатора. Ему направляется уведомление с сообщением, что ожидается его согласование удаленной работы с указанием ссылки. Руководитель должен согласовать удаленную работу инициатора на предложенные даты. Возможные действия включают: согласование заявки, отклонение с комментарием (провал), или возврат инициатору с комментарием и, при необходимости, с предложением альтернативных дат . Каждый шаг сопровождается добавлением комментария в таймлайн.
При согласовании удаленной работы происходит запись согласованных дат в графики и сохранение результатов работы активити в SYS поле. Инициатор получает уведомление о согласовании удаленной работы.
Если удаленная работа должна быть несогласована или отменена, запись удаляется из графика, а SYS поле очищается. Инициатор получает уведомление об отмене удаленной работы.
На стадии новой заявки начинается процесс проверки. Если это не возврат заявки или инициатор сам вернул заявку из стадии подтверждения, то инициатору направляется задание указать желаемые даты отпуска. Если это возврат с предложенными альтернативными датами, то инициатор получает задание, в котором сообщается, что руководитель отклонил указанные даты, и предоставляются предзаполненные альтернативные даты с просьбой подтвердить их или предложить другие. В случае возврата без предложенных альтернативных дат инициатору сообщается об отклонении дат руководителем и предлагается указать новые. Все результаты выполнения задания фиксируются в таймлайне.
После указания дат отпуска происходит согласование. Определяется ответственный руководитель (РИ), которому отправляется уведомление с ссылкой на заявку. Проверяется, остаётся ли до отпуска более 4 недель. Если да, то РИ получает задание согласовать отпуск на предложенные даты. Он может согласовать отпуск (предварительно записывая его в график), отклонить (с комментарием), или вернуть заявку инициатору с комментарием и предложением альтернативных дат. Если до отпуска менее 4 недель, то при согласовании отпуска РИ должен назначить замещающего. Все действия фиксируются в таймлайне.
На этой стадии система ожидает до 4 недель до начала отпуска. В таймлайне фиксируется уведомление о том, что инициатору будет запрошено подтверждение за 4 недели до отпуска.
За 4 недели до начала отпуска инициатор получает задание подтвердить свое намерение идти в отпуск на запланированные даты. Если инициатор подтверждает, происходит утверждение отпуска. Если инициатор выбирает другие даты, предварительная запись в графике удаляется. Все результаты фиксируются в таймлайне.
РИ уведомляется о необходимости утвердить отпуск. Он получает задание и при согласовании отпуска должен назначить замещающего. Если отпуск не согласован, предварительная запись в графике удаляется, а инициатору направляется уведомление с комментарием и предложением альтернативных дат. Все результаты фиксируются в таймлайне.
Инициатор получает уведомление о согласовании отпуска. Данные отправляются в систему КЭДО. Инициатору и РИ отправляются задания перейти в систему КЭДО и подписать документ. После подписания документ получает статус "Подписан отпускником и его руководителем".
В случае провала, предварительная запись в графике удаляется, а инициатор получает уведомление. Данные об отмене отправляются в систему КЭДО.
Когда создается новая заявка на командировку, сначала проверяется, возврат ли это. Если нет, то инициатору направляется задание указать параметры командировки: тип (командировка или РХР), командируемый, даты, город назначения, принимающая сторона, цель, название проекта, информация о жилье и транспорте (за наличные или нет), размер суточных. Вычисляется размер аванса, командируемому направляется уведомление и все данные фиксируются в таймлайне. Если это возврат от руководителя или офис менеджера, то инициатору направляется задание скорректировать заявку.
Если был запущен БП на изменение или отмену, то в случае отмены фиксируются соответствующие данные, а в случае изменения инициатор уведомляется, и Офис Менеджер корректирует заявку с предзаполненными полями, фиксируя результаты и уведомляя командируемого.
Определяется руководитель командируемого, и ему направляется уведомление с запросом на согласование командировки. Если РК согласовывает командировку, результаты фиксируются в таймлайне. В случае возврата инициатору с комментарием, заявка корректируется, и результаты также фиксируются. Если был запущен БП на изменение или отмену, руководитель уведомляется о необходимости согласования изменений или отмены командировки, после чего он может согласовать или вернуть заявку инициатору с комментарием.
После согласования руководителя командируемого заявка направляется на согласование руководителю офис-менеджеров (РОМ). Он получает уведомление и задание на согласование командировки. В случае согласования данные отправляются в систему КЭДО, а РК уведомляется о необходимости подписания СЗ в системе КЭДО. Все результаты фиксируются в таймлайне. В случае возврата инициатору с комментарием заявка корректируется. Если был запущен БП на изменение или отмену, процесс повторяется для изменения или отмены командировки.
На этой стадии проверяется, оплачивается ли жилье и транспорт за наличные. Если нет, создается задача для офис-менеджера на покупку билетов с прикреплением их в комментарии задачи. В случае оплаты за наличные создается задача для командируемого на сбор отчетных документов, таких как чеки, посадочные талоны и документы, подтверждающие факт командировки. Эти документы затем передаются для внесения актуальных данных в 1С:ДО согласно регламенту. Если был запущен БП на изменение или отмену, задача на сбор документов возобновляется с учетом изменений.
На этой стадии ничего не требуется делать, так как командировка уже завершена и все необходимые документы собраны и обработаны на предыдущих стадиях.
В случае провала на любом этапе командируемый уведомляется о причинах провала и необходимости внесения корректировок. Все изменения фиксируются, и процесс продолжается в зависимости от текущего состояния заявки.
Бизнес-процесс по изменению или отмене командировки может запустить только офис менеджер и по мере необходимости изменить стадию командировки на Новая в случае изменения или Согласование руководителя командируемого в случае отмены. Все данные и комментарии также фиксируются в таймлайне.
При создании новой заявки на переработку сначала проверяется, является ли она возвратом. Если это не возврат, инициатор (руководитель проекта или менеджер) получает задание указать параметры переработки: сотрудник на переработку, руководитель проекта, директор ПО (выбор из списка). Затем инициатор указывает дату и часы переработки: с какого момента и до какого момента. Формируется сводка и сохраняется в поле, вычисляется сумма часов и также сохраняется в поле. Результаты фиксируются в таймлайне. В случае возврата от руководителя сотрудника, руководителя проекта или директора ПО инициатору направляется соответствующее уведомление.
Если бизнес-процесс на изменение не был запущен, сотруднику направляется задание с уведомлением и сводкой дат и времени переработки. Сотрудник может согласовать заявку, после чего данные и результат фиксируются в таймлайне. Если сотрудник отказывается, это фиксируется в таймлайне, заявка попадает в стадию провала, и инициатору направляется уведомление. В случае запуска БП на изменение сотруднику отправляется задание на ввод фактических дат и часов переработки, старые данные перезаписываются новыми, формируется новая сводка, данные сохраняются и фиксируются в таймлайне. Уведомление сотрудника и комментарий ожидания фиксируются в таймлайне.
Определяется руководитель сотрудника, который получает уведомление и задание на согласование переработки. Согласование фиксируется в таймлайне. В случае возврата инициатору с комментарием, это фиксируется в таймлайне, и инициатор и сотрудник уведомляются, после чего заявка возвращается в стадию "Новая".
Руководитель проекта получает уведомление и задание на согласование переработки. Согласование фиксируется в таймлайне. В случае согласования комментарий фиксируется. Если бизнес-процесс на изменение не запущен, то заявка идет на согласование директору ПО. Если запущен то заявка переходит в стадию "Переработка согласована". В случае несогласования от руководителя проекта происходит возврат инициатору с комментарием, это фиксируется в таймлайне, инициатор, сотрудник и РС уведомляются. Заявка возвращается в стадию "Новая".
Директор ПО получает уведомление и задание на согласование переработки сотрудника. Согласование фиксируется в таймлайне. В случае возврата инициатору с комментарием, это фиксируется в таймлайне, инициатор, сотрудник, РС и РП уведомляются, после чего заявка возвращается в стадию "Новая".
Все собранные данные с прямой ссылкой на сущность отправляются в КЭДО, ссылка сохраняется в поле.
Если требуется уточнение часов переработки или информации об использовании например автомобиля, запускается модуль БП на дополнение/изменение. Это может инициировать руководитель сотрудника, руководитель проекта или инициатор. Запускающий фиксирует данные изменений. Запрашивается, что требуется дополнить или изменить: коррекция дат и времени переработки, информация об использовании автомобиля или оба варианта. Результаты фиксируются в таймлайне, и все уведомляются, после чего процесс возвращается в стадию "Согласование с сотрудником".
Кадровый электронный документооборот (ЭДО) начинается с подачи заявлений, где сотрудник заполняет форму и отправляет её. Система автоматически генерирует документ с именем инициатора и уведомляет согласующего, который может утвердить, отклонить или делегировать документ. После окончательного согласования инициатор получает уведомление. За две недели до отпуска создается задача на корпоративном портале, и отправляются инструкции по подписанию документа. Руководитель административного отдела подписывает заявление, после чего подписанты получают копию документа и сертификат подписи. Завершающий этап включает обработку документа отделом кадров и бухгалтерией для расчета отпускных, с использованием электронной подписи для безопасности и легальности.
Офисные процессы становятся более эффективными благодаря системам запросов на курьерскую доставку, мобильной связи, заказу канцелярских товаров и бронированию переговорных. Наши интегрированные решения позволяют управлять всеми аспектами офисной жизни с легкостью и прозрачностью. Благодаря автоматизированным процессам бронирования переговорных, сотрудники могут легко и быстро находить подходящие пространства для встреч, что способствует оптимизации использования офисных ресурсов и повышению эффективности рабочих процессов.
Сервисы для найма сотрудников улучшают процессы подбора персонала. Заявки на персонал помогают оперативно уведомить HR отдел о необходимости найма нового сотрудника и ускорить процесс найма. Интеграция HRM и hh.ru использует официальный API Headhunter для автоматического сбора необработанных откликов на вакансии и их импорта в CRM как сделки. После установки приложения, авторизации и настройки параметров, приложение каждые 10 минут проверяет наличие новых откликов и сохраняет их в CRM.
Данные кандидатов записываются в карточки сделок, включая зарплату, контактную информацию и ссылку на отклик. Возможна настройка автоматических процессов для продвижения сделок по стадиям найма и отправки писем кандидатам, а также автоматизация тестирования, что упрощает процесс отбора и снижает административную нагрузку на HR-отдел.
Вы также можете ознакомиться с нашей системой управления персоналом
Мы готовы не только разработать оптимальные сценарии работы, но и, что крайне важно, учесть абсолютно все требования, которые есть именно у Вас в компании.
Откровенно говоря, все наши клиенты так или иначе работают с процессами “по-своему” и абсолютно в каждом случае мы учитываем все требования конкретного предприятия.
Нашы решения и продукты основанына базе Битрикс24 — полностью российском программном продукте.
© 2003 - 2024 All rights reserved.
— Бесплатные Сайты и CRM. Создать сайт
